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这些公文校对常识,真的很重要!(必读)

匿名 2019-10-22 01:00:01 3965

来源|人民论坛贵宾

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据估计,许多笔友都有过这样的经历。他们努力为手稿增加几个夜班,并自信地提交给领导审阅。然而,它们被一些错误的单词、错误的句子和误用的标点符号包围着。乍一看,仍然有一种不合逻辑的情况。

如何避免这种尴尬局面,保证公文质量?校对是必不可少的一部分。校对是对写作和修改的补充和改进。可以说,写作开始,原稿修改,校对完成。

公文校对似乎简单而难做好。我们要树立负责任的工作作风,掌握科学的工作方法。今天,思祥兄将与您分享一些实用的文档校对常识。

首先,我们必须阐明文档校对的六个原则:

其次,通过实例总结了公文校对的“三个层次”和一些实用方法。

语言关系

官方文件语言应确保其严肃性和权威性。因此,应特别注意校对这些词语,规范其使用,以达到权威、准确、简洁的公文语言效果。

诸如“基本”、“一般”、“部分”、“一些”、“多数”和“少数”等不确定性词语的使用或不使用越少越好。当绝对必要时,我们必须认真对待,实事求是,决不能回避矛盾或随意夸大。

避免介词一起使用。

例如,关于修订...

“大约”和“正确”都指向同一个对象,所以没有必要一起使用这两个词。当“正确”一词被去掉后,最后一句变成了“对……的修改意见”,更加生动灵活。

应特别注意正式文件中出现的专有名词,如人名、地名、器官和事物。校对应遵循以下原则:

1.根据权威部门认可或长期常用的名称使用;

2.个人职位、机关、单位名称、行政区划发生变化的,应当使用最新名称;

3.使用标准全名,不要随意缩写。

4.公文前后名称必须一致;

5.名称必须与目标性质相一致,如“中央部委”指中共中央宣传部、组织部、统战部、政法委等中央组织,“国家部委”指国务院各行政机构。

在编写正式文件时,应遵守一些常用的格式条款,不应随意更改或创新。

例如:

指令请求的结论为“如果上述内容正确,请回复”;

如果没有必要对信息作出答复,平行文本的结论性意见应为"专门为此目的而写",如果有必要作出答复,则应为"专门为此目的而写,请作出答复"。

在报告末尾,您需要使用“仅此报告”。

例如,指令请求通常用“恳求”来发出,谈判信函通常用“业务请求”来发出。

例如:

“权利”和“权力”、“期限”和“期限”、“开始”和“开始”、“制作”和“制作”等词容易混淆。校对时,必须区分使用哪一种,不能含糊不清。

逻辑关闭

对于官方文件来说,逻辑是将全文语言结合成一个整体的肌肉。违反逻辑原则的官方文件通常存在结构混乱、词语缺乏意义、表达缺乏意义或重复冗长等问题,这大大降低了它们的功能。

因此,公文的校对仍然需要有一个良好的逻辑。四香阁用一些例子来说明公文内容表达中不容易发现的问题。

用概念表达思想时,其内涵和外延必须清晰,这是基本的逻辑要求。

例如,各部门应加强协调与合作,完善相关政策。

这句话的“之间”是省略了“之间”和“部门之间”,指的是部门之间的相互关系,而不是实体部门。它不能与“改进相关政策”一起作为主要项目。相反,应改为“各部门应加强协调与合作,完善相关政策”。

限制是通过缩小概念的外延来定义概念的逻辑方法。

例如,从2014年到2018年,四个城市的国内生产总值从2048亿元增加到3387亿元。

这句话是说2018年这四个城市的国内生产总值达到了多少。在句子中," 2014-2018年"包括" 2014年、2015年、2016年、2017年和2018年",而相应的国内生产总值数字只有2014年和2018年。因此,将“2018”限定为“2014”是错误的,应改为“与2014年相比,2018年四市国内生产总值从2048亿元增加到3387亿元”。

在表达中,两个矛盾的概念或判断不可能同时存在。

例:实现网上和网下农业线的“双一体化”发展。

“双重融合”是指两组“融合”,如甲和乙融合、丙和丁融合。然而,句子中只有一组“互联网与农业”,这与“双重整合”是矛盾的。应改为“实现互联网与农业的网上和网下一体化发展”。

方位逻辑是指包含方位词的命题。它的“真实”值取决于它在哪里被说出,并且随着说出的位置而变化。如果你不注意说话的位置,“真”可能变成“假”。

例如,市政府文件指出,“很明显,所有地区的市政府都有责任调查和处理各自管辖范围内的‘地下钢铁’生产和销售以及其他非法行为。”

从叙述者(市政府)的角度来看,这个地区指的是整个城市。从目标(区政府)的角度来看,这一区域是指区政府管辖的区域。例如:将叙述者和被叙述者之间的位置概念混淆可以修改为“明确每个区和市政府在各自管辖范围内调查和处理诸如制造和销售“geosteel”等非法行为的总体责任”。

政策

文件检查中严格的政策控制是保证文件权威性和严肃性的关键,也是文件检查的“核心”。要正确关闭政策,应该从六个方面来看:“上下,左右,前后。”

“查”是检查公文是否符合国家法律法规、党的方针政策和上级文件精神。

引用国家法律法规、党的方针政策和上级文件时,必须对照原文进行校对。

“较低”的观点是为校对公文而制定的政策是否必要和可操作。

具体来说,一项政策是否需要出台,取决于它对该地区各项事业的发展是否具有指导意义,是否符合当地的民意和舆论,是否与该地区的财政承受能力相匹配。

其次,这取决于官方文件制定的政策是否可行。正式文件应包含具体明确的问题解决方案和指导工作的措施。

例如:

有人指出,"应加强协调",但没有具体的方法来加强协调,也没有明确的权力和责任。官方文件变成了“空”到“空”的指令。

“相关部门应该密切合作”,但并没有说明哪些部门应该合作以及如何分工。

“左”看“右”看校对公文政策部门之间的协调,即看公文制定的政策是否超越了发文机关的职能权限;是否符合其他部门的相关政策,以避免文件之间的冲突。

首先,有必要检查正式文件是否与本机关现有的正式文件保持一致。

例如,当对同一问题的不同方面制定新的规定时,前后正式文件应相互包容。如果以前的公文不适应新的形势,需要修改的,要严格找出现有公文不符合现有社会条件的因素,认真校对待批公文,加以改进和修改。

其次,这要看公文的后半部分和前半部分的提法是否一致,表达上不应该有矛盾或偏差。

正式文件的校对在很大程度上是在语言、逻辑和政策处理得当的情况下完成的。此外,还应注意打字错误、标点符号、数字的使用和其他细节。这些细节可能看起来很简单,但“不能忽视小事”。我们应该注意“经常检查”的勘误表,以防止这些手稿被损坏。如果你想知道如何在公文写作中使用标点符号和数字,请参考一系列公文写作课程。

刘一麟

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